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DIREZIONE GENERALE PER GLI ITALIANI ALL’ESTERO E LE POLITICHE MIGRATORIE UFFICIO II Circolare n. 13 |
L/X/8 Roma, 7 agosto 2003 |
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OGGETTO Promozione e
diffusione della lingua e cultura italiana per le
collettività all’estero (D. Lgs. 297/94, artt. 625 c.3, 636, 637 e 638 - Cap. 3153) Politiche
di intervento, adempimenti e
scadenzario |
1.
OBIETTIVI E PIANO D’AZIONE
L’analisi della situazione
relativa alla diffusione della lingua e cultura italiana nel mondo e la lettura
dei dati quantitativi raccolti finora hanno determinato la necessità di
adottare una politica di intervento mirata a conseguire un triplice obiettivo:
semplificare le procedure, riequilibrare la distribuzione delle risorse e
innovare gli interventi delineando nuovi scenari operativi.
Il raggiungimento di questi tre obiettivi-chiave sarà veicolato da una
serie di azioni:
A.
SEMPLIFICAZIONE
·
Rendere
semplici le procedure per gli uffici periferici
·
Snellire
tempi e modalità di lavoro
B.
RIEQUILIBRIO
·
Analizzare
la distribuzione delle risorse in ambito internazionale
·
Ottimizzare
i costi incentivando l’efficacia e l’efficienza del servizio
·
Stimolare
la progettualità degli enti di assistenza scolastica
Nota Bene: La
presente circolare abroga e sostituisce le circolari n. 28 del 15 dicembre 1980
(L/X/8) e n. 22 del 1° settembre 1981
(L/ X/9) che vanno stralciate dal raccoglitore giallo.
C.
INNOVAZIONE
·
Migliorare
la qualità degli interventi
·
Coordinare
l’insegnamento e la diffusione dell’italiano nel mondo in termini di:
a studio del problema
a monitoraggio dei dati quantitativi
a miglioramento della qualità del servizio
a miglioramento dell’offerta formativa
attraverso l’applicazione di buone pratiche didattiche
a incremento dell’utenza
·
Promuovere
progetti-pilota in collaborazione con
MIUR, altre Amministrazioni centrali, Rappresentanze diplomatiche e Uffici
consolari
·
Prendere
parte a progetti internazionali di partenariato sotto l’egida della UE o di
altri organismi internazionali
·
Promuovere
e monitorare corsi di formazione del personale docente in vista del
miglioramento dell’offerta formativa
·
Organizzare
seminari e incontri di studio
·
Promuovere
la produzione di pubblicazioni e
materiali didattici.
2. INNOVAZIONI E STRUMENTI PER L’ATTUAZIONE
DEL PIANO D’AZIONE
La
necessaria semplificazione del servizio non può prescindere dalla sua
ottimizzazione, resa possibile dall’uso di strumenti operativi snelli ed
efficaci, che consentano al contempo di svolgere operazioni di analisi e di
sintesi complesse.
Per
questa ragione, all’interno di una prima fase di intervento, quest’Ufficio ha
predisposto la presente circolare e i relativi moduli allegati allo scopo di:
1.
riformulare i piani-paese trasformandoli in strumenti di
indagine, rilevazione e comparazione di dati, presupposti per fasi successive
di previsione e di monitoraggio della distribuzione delle risorse nell’area di
ciascuna Rappresentanza diplomatica;
2.
attivare tutte le
procedure tese a rendere trasparenti gli atti di gestione degli enti. A
tal proposito la contabilità verrà gestita attraverso l’organizzazione di un bilancio di cassa e non più di competenza;
3.
rinnovare e semplificare la modulistica necessaria alla
documentazione dei bilanci preventivi e consuntivi degli enti;
4.
fornire agli uffici periferici e ai beneficiari dei
contributi modelli di documentazione, analisi e valutazione che garantiscano lo
snellimento dei tempi, insieme
all’uniformità degli approcci;
5.
predisporre una banca-dati informatica.
Nell’ottica dell’ottimizzazione del servizio, della
trasparenza e della semplificazione delle procedure, la realizzazione del piano
d’azione non potrà prescindere dall’opera sinergica di Amministrazione,
Rappresentanze diplomatiche, Uffici consolari ed enti.
3. ORGANICITA’ DEGLI
INTERVENTI: IL PIANO-PAESE
Si è rilevato che i migliori risultati
nella diffusione della lingua e cultura italiana all’estero sono raggiunti da
enti che si caratterizzano come “istituzioni che apprendono”. In quanto tali,
essi manifestano intraprendenza, intesa come flessibilità e prontezza
nell’adeguare il proprio piano d’azione all’evolversi dell’utenza; efficacia,
intesa come qualità del servizio offerto e dei risultati conseguiti dagli
utenti; efficienza, intesa come sistematicità e capacità organizzativa tese a
un rapporto ottimale costi/benefici.
La qualità e il successo della
diffusione della lingua e cultura italiana non possono prescindere comunque da
una programmazione capillare,
contestualizzata nelle diverse realtà nazionali e con carattere di organicità.
In quest’ottica, il piano paese deve
porsi come strumento di indagine, rilevazione e comparazione di dati,
presupposto di fasi successive di previsione e di monitoraggio della
distribuzione delle risorse nell’area di ciascuna Rappresentanza diplomatica.
L’elaborazione, il monitoraggio e la
valutazione del piano-paese (cfr. §.4.2) vedranno coinvolti tutti i soggetti
istituzionali e rappresentativi della comunità italiana presente sul territorio
in cui ciascuna Ambasciata opera. Le modalità di raccordo sono individuate in
loco e possono prevedere attività a distanza e in presenza.
A tal fine è in fase di elaborazione una
nuova versione informatica del piano-paese, che si comporrà di due parti:
- DATI STATISTICI
RELATIVI A CIASCUN ANNO SOLARE. I dati statistici saranno aggiornati su
base annuale, in modo da consentire di avere il quadro evolutivo della
situazione a livello internazionale e di fornire i dati all’Annuario
Statistico del MAE. Anche a questo riguardo, le Rappresentanze, una volta
compilato il piano-paese, non saranno più tenute a spedire al MAE i dati
statistici in versione cartacea.
- PIANO D’AZIONE
contenente:
·
obiettivi
ed esiti attesi alla luce delle variabili territoriali individuate attraverso i
dati statistici;
·
ruoli
e competenze dei soggetti coinvolti (chi fa che cosa)
·
modalità
operative e scansione temporale delle azioni (come e quando)
·
modalità
di monitoraggio, verifica e valutazione del piano.
A partire dal 2004, le
Rappresentanze elaboreranno il piano-paese utilizzando il programma PIANO-PAESE
che sarà disponibile in rete e di cui si darà debita comunicazione nel corso di
quest’anno.
4. ADEMPIMENTI DELLE SEDI
L’assegnazione di contributi agli enti di
assistenza scolastica si connota come un aspetto molto delicato dell’intero
processo di gestione delle realtà legate alla diffusione della lingua e cultura
italiana all’estero. Il grande numero di enti presenti nel mondo e la notevole
diversificazione non solo dei contesti
in cui essi operano, ma anche
dell’evoluzione del rapporto tra le comunità italiane e le comunità
ospitanti, rende di difficile valutazione, da parte della sola Amministrazione
centrale, la rispondenza tra domanda e offerta.
Il parere dei Consoli
assume inevitabilmente carattere di autorevolezza ed è ritenuto di indirizzo
per questo Ufficio in quanto contributo attivo all’efficacia degli interventi
di questa Direzione.
Resta fermo il ruolo di
coordinamento dell’Ambasciata.
4.1 Adempimenti degli
Uffici consolari
Gli Uffici consolari sono preposti a mantenere attive tutte le procedure idonee
per effettuare un monitoraggio puntuale dell’attività degli enti. Nella
realizzazione di questo obiettivo, si avvarranno della collaborazione dei
dirigenti degli Uffici scolastici, istituiti presso di loro, soprattutto per
quanto concerne gli aspetti connessi con la didattica e la qualità dell’offerta
formativa.
Gli Uffici consolari attueranno tali procedure
secondo le modalità organizzative elencate nello schema sottoriportato.
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Regolarmente durante ogni anno |
1.
Controllo
periodico dei libri contabili e delle relative documentazioni contabili.
(Uffici consolari) 2.
Controllo
periodico delle attività svolte e della loro congruità. (Uffici scolastici) 3.
Riunioni
di programmazione, monitoraggio e valutazione. (Uffici scolastici su
indicazione degli Uffici consolari) Verranno indette periodiche riunioni
collegiali di programmazione, valutazione
e monitoraggio con tutti gli enti della circoscrizione, durante le
quali si provvederà a:
Tali
riunioni, di cui si redigerà regolare verbale da conservare agli atti,
assumono particolare rilievo in concomitanza con la redazione dei bilanci
preventivi. |
|
Nella fase di esame dei bilanci
preventivi |
1.
Controllo
da parte degli Uffici consolari dei bilanci preventivi degli enti (MODULO
1); 2.
Esame
della relazione programmatica allegata al bilancio, con particolare
riguardo alla rispondenza tra le attività programmate e le richieste
dell’utenza. (Uffici consolari sulla base dell’analisi effettuata dagli
Uffici scolastici) 3.
Esame
delle richieste relative ai progetti di formazione del personale
docente per i quali ciascun ente intende chiedere contributo al MAE. In
particolare, l’Ufficio scolastico dovrà: ·
verificare
la corretta e completa compilazione dell’apposito MODULO 2A; ·
controllare
che al MODULO 2A sia allegata la documentazione fornita dall’ente formatore
selezionato; ·
prendere
in esame l’analisi dei bisogni dei docenti-corsisti, condotta dall’ente
attraverso il MODULO 2B e debitamente tabulata nelle rispettive voci
di sintesi del modulo 2A; ·
esaminare
il progetto di formazione e la relativa richiesta finanziaria per la
valutazione di merito. A questo proposito, si avrà riguardo di valutare non
solo il rapporto tra bisogni formativi e tipologia del progetto selezionato,
ma anche la congruità della richiesta finanziaria; ·
vidimare
il MODULO 2A. Al termine delle operazioni di
competenza, l’Ufficio scolastico formalizzerà il proprio parere al capo
dell’Ufficio consolare. Per ulteriori dettagli sulla formazione si rimanda al
§7. 4.
Esame
delle richieste relative a progetti significativi finalizzati al miglioramento dell’offerta didattica
e del servizio. (Uffici scolastici) 5.
Espressione
del parere consolare. Il parere consolare, indicante la proposta di
contributo e la quota-parte per la formazione e i progetti significativi
andrà espresso utilizzando il MODULO
3. Si fa presente che l’esame e la valutazione delle richieste
presentate dagli enti già operanti sul territorio si avvarranno dei seguenti
parametri: ·
capacità
organizzativa, intraprendenza, efficienza ed efficacia di ciascun ente; ·
rapporto
costi/benefici e costo medio pro-capite in relazione al bacino di utenza e al
numero di attività svolte sul territorio da ciascun ente. A tal proposito,
l’utilizzo di una banca-dati consentirebbe di svolgere in tempi agili
operazioni di analisi e sintesi complesse. 6.
Vidimazione
dei bilanci preventivi (MODULO 1) con timbro e firma del Capo dell’Ufficio consolare. 7.
Esame
delle richieste inoltrate da parte di nuovi enti. (Uffici consolari) 8.
Controllo
degli statuti degli enti di nuova istituzione (cfr. §5.1) e dichiarazione di
conformità (MODULO 4), da spedire al MAE unitamente ai dati
informativi sull’ente (MODULO 7). (Uffici consolari) 9.
Verifica
dello stato di fatto delle convenzioni in essere nel territorio e
aggiornamento al MAE (MODULO 8). (Uffici consolari) |
|
Nella fase di esame dei bilanci
consuntivi |
1.
Controllo
dei bilanci consuntivi degli enti (MODULO 5). (Uffici consolari) 2.
Dichiarazione
di conformità del bilancio consuntivo (MODULO 6). (Uffici consolari) 3.
Controllo
(Uffici scolastici) che al consuntivo sia allegata una relazione finale,
contenente: ·
la
descrizione del piano d’azione intrapreso per la diffusione della lingua e
cultura italiana sul territorio e degli esiti ottenuti rispetto alle
previsioni della relazione programmatica; ·
le
modalità di misurazione delle competenze degli alunni; ·
la
descrizione dei progetti significativi realizzati; ·
la
relazione finale del progetto di formazione autorizzato dal MAE, comprensiva
della valutazione dello stesso espressa sulla base di una puntuale tabulazione
dei dati ricavati dai questionari in uscita somministrati ai corsisti
(MODULO 2C). 4.
Vidimazione
dei bilanci consuntivi con timbro e firma del Capo dell’Ufficio consolare, per approvazione. 5.
Raccolta
dei dati statistici sull’utenza degli enti. I dati contenuti nel MODULO 1G
del bilancio consuntivo confluiranno nei dati statistici del piano-paese.
(Uffici consolari) |
Sarà cura degli Uffici consolari inviare
la modulistica agli enti (MODULI 1, 2, 5, 10, 11) ove possibile a mezzo posta
elettronica o su supporto informatico. I
MODULI 3, 4, 6, 7, 8, 9, destinati agli
Uffici consolari e alle Ambasciate, potranno essere compilati direttamente su
file.
Tutti i moduli sono disponibili come allegati a questo
documento nella sezione “Circolari” e, per le sedi estere, anche all’indirizzo https://farnesina.esteri.it/dgit2
4.2
Adempimenti delle Rappresentanze diplomatiche
Alla luce della necessità di dare forza,
coerenza ed efficacia al piano-paese, l’Ambasciata assume un ruolo di
coordinamento atto a garantire l’organicità degli intenti e degli approcci, pur
nel rispetto delle specificità circoscrizionali.
|
Entro il 31 marzo |
1.
Riunioni
per la definizione del piano-paese. Grazie alla collaborazione dei
soggetti istituzionali e rappresentativi delle collettività italiane presenti
nell’area di competenza e finora coinvolti allo scopo (rappresentanti degli
Uffici consolari e dell’Ambasciata, dirigenti degli Uffici scolastici,
rappresentanti del CGIE, responsabili degli enti, rappresentanti sindacali,
ecc.) ogni Ambasciata provvederà: ·
all’analisi della situazione territoriale
attraverso la raccolta di dati statistici ·
alla stesura di un piano d’azione su base
triennale. 2. A partire dal 2004, le Rappresentanze
elaboreranno il piano-paese utilizzando il programma PIANO-PAESE che
sarà disponibile in rete e di cui si darà debita comunicazione. 3.
Aggiornamento dei dati statistici. I dati statistici saranno aggiornati su base
annuale, in modo da consentire di avere il quadro evolutivo della situazione
a livello internazionale e di fornire i dati all’Annuario Statistico del MAE.
Anche a questo riguardo, le Rappresentanze, una volta compilato il
piano-paese, non saranno più tenute a spedire al MAE i dati statistici in
versione cartacea. |
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Nella fase di esame dei bilanci
preventivi |
1.
Riunioni
di consultazione. Una volta acquisite le documentazioni degli enti (bilanci
preventivi e consuntivi) e i pareri consolari, l’Ambasciata valuterà le
richieste degli enti e definirà le priorità sul territorio. Anche in questo
caso, si suggerisce l’utilizzo di una banca-dati quale strumento informatico
utile alla raccolta di informazioni progressive sugli enti. 2. Espressione della proposta dell’Ambasciata. L’Ambasciata predisporrà una proposta di ripartizione dei fondi agli enti (MODULO 9) corredata di un breve rationale in cui emergano le ragioni che diano conto delle variazioni in più o in meno rispetto ai pareri consolari. La proposta dovrà essere inoltrata al MAE entro il 31 luglio. |
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Entro il 31 dicembre |
Riunioni di monitoraggio e valutazione del piano
d’azione del PIANO-PAESE, con relativo adeguamento in itinere degli
obiettivi e delle azioni salienti. |
5. INDICAZIONI PER I SOGGETTI PROMOTORI DELLA DIFFUSIONE DELLA LINGUA E
CULTURA ITALIANA
Gli enti di
assistenza scolastica, cui sono destinati i contributi del cap. 3153 dello
Stato, si occupano della promozione delle iniziative
di cui al decreto legislativo 16 aprile 1994, n. 297, artt. 625, comma 3 e 636.
5.1 Atto
costitutivo e statuto degli enti di
assistenza scolastica
Sulla base di
quanto previsto dal decreto del Presidente della Repubblica 5 gennaio 1967, n.
18, e successive modificazioni, art. 53, comma 1, gli enti, le associazioni e i
comitati all’estero con scopi assistenziali, educativi e ricreativi sono
organismi che devono costituirsi “nell’ambito della legge locale”. La loro
costituzione è congiunta alla stesura di uno statuto che ne delinei le
caratteristiche, i compiti, gli obiettivi, i mezzi finanziari e l’ambito di intervento.
Tali enti sono
tenuti a presentare, unitamente alla loro prima richiesta di contributo, lo
statuto in 3 copie debitamente tradotte
e accompagnate da una dichiarazione consolare di conformità alla normativa
locale.
I Consolati sono
tenuti a verificare che nello statuto
non vi sia alcun riferimento alla partecipazione agli organi dell'ente
di rappresentanti dell’Ufficio consolare, dell'Ambasciata, dell'Istituto di
Cultura o dell’Ufficio scolastico,
seppure con cariche onorarie.
Lo statuto deve
inoltre prevedere che, nel caso di scioglimento dell’ente, o di cessazione
delle attività, i fondi del contributo MAE del cap. 3153 siano devoluti,
compatibilmente con le norme di diritto locale,
a favore di enti che perseguono analoghe finalità nell’ambito della
circoscrizione consolare o, in loro assenza, nella circoscrizione diplomatica o
in paesi viciniori.
Uno statuto-tipo è
rilevabile dal MODULO 10.
5.2 Linee guida per la presentazione delle richieste
di contributo al MAE
Nell’ottica
dell’ottimizzazione del rapporto costi/benefici e del miglioramento della
qualità del servizio, si esplicitano qui di seguito alcune linee guida che gli
Uffici consolari vorranno comunicare agli enti di assistenza scolastica
interessati, e che rappresentano i
criteri da adottare al momento di
esprimere il parere di competenza.
1.
I contributi
di questo Ministero a valere sul cap. 3153 sono da utilizzarsi esclusivamente
per le iniziative di cui al decreto legislativo n. 297 del 1994, artt. 625,
comma 3 e 636.
2.
Borse
e premi di studio non costituiscono priorità. I soggiorni linguistici in Italia
sono possibili in quanto parte di un progetto pedagogico che preveda scambi
culturali tra classi e/o gruppi di discenti. Il contributo proprio dell’ente,
in questi casi, non può essere inferiore al 50% della spesa complessiva
prevista. Fatta esclusione per l’Europa, in presenza di situazioni di oggettivo
disagio socio-economico all’interno di un paese, gli Uffici consolari potranno
autorizzare una contribuzione dell’ente percentualmente inferiore motivandola
adeguatamente.
3.
Non
saranno prese in esame richieste tardive, incomplete o già destinatarie
di contributi da parte di questo Ministero. Altresì, non saranno prese in esame
richieste di enti privi di statuto (cfr. §5.1) o le cui finalità non siano
compatibili con le iniziative di cui al punto 1.
4.
I
fondi del cap. 3153 del MAE sono contributi e non finanziamenti. Deve
essere pertanto prevista da ciascun beneficiario di detti contributi una
necessaria partecipazione finanziaria alle entrate. Si è rilevato, invece, che
in numerosi casi le risorse proprie degli enti sono marginali rispetto al
totale delle entrate.
5.
Sulla
congruità delle risorse proprie degli enti saranno i singoli Uffici consolari a
esprimere un parere, valutate le condizioni economiche del territorio di
pertinenza, il tipo di attività svolte dagli enti e il tasso annuale di
crescita della quota di partecipazione propria al bilancio che ciascun ente prospetterà.
6.
Essendo
pervenuti quesiti specifici e avendo rilevato in taluni casi destinazioni di
spesa improprie, si ribadisce che i contributi non devono tradursi in un arricchimento patrimoniale, mobiliare o
immobiliare dell’ente beneficiario, né possono essere utilizzati per
l’acquisto, l’ampliamento o l’ammodernamento di strutture, infrastrutture e
attrezzature.
7.
Le
spese di funzionamento amministrativo generale
devono essere contenute entro il 25% del totale delle uscite. Sono
considerate spese di funzionamento amministrativo generale tutte le voci
rendicontate nel MODULO 5E. Ogni spesa eccedente la misura indicata non sarà
ritenuta ammissibile. Sforamenti della percentuale indicata devono essere
preventivamente autorizzati, comunque entro il limite massimo del 35%, dall’Autorità consolare che valuterà la
congruità delle motivazioni addotte.
8.
Per
evitare la dispersione degli interventi promossi da questa Amministrazione
unitamente alle sedi periferiche e agli enti, l’esame delle richieste di questi
ultimi sarà effettuato valutandone sia il livello di intraprendenza, sia il
grado di ricaduta sull’utenza e di visibilità sul territorio. Si richiama
l’attenzione sul fatto che l’eccessiva parcellizzazione degli enti di
assistenza scolastica all’interno della stessa Circoscrizione consolare non
sempre rispetta criteri di economicità di gestione, di efficienza e di efficacia
di intervento. Si invita perciò ad attuare ogni possibile azione di
razionalizzazione funzionale allo
snellimento e al miglioramento del servizio.
9.
La
formazione del personale docente in servizio presso gli enti potrà essere
realizzata facendo uso dei fondi del cap. 3153 solo e soltanto nei casi
espressamente autorizzati. Per ulteriori informazioni sulle necessarie fasi
operative sottese a tale ambito si rimanda al §7.
10.
Alla
luce di quanto sopra esposto e in considerazione della necessità di ottimizzare
il servizio, si suggerisce agli enti di prendere in considerazione l’adozione
di strategie quali:
·
l’incremento
delle quote di partecipazione degli iscritti, soprattutto in quelle aree
geografiche che non versano in situazioni di conclamate difficoltà finanziarie
o di disagio sociale;
·
la
partecipazione degli iscritti all’acquisto di libri e materiale didattico ad
uso personale;
·
il
contenimento delle spese di gestione con particolare riguardo agli oneri per
l’assunzione di personale amministrativo–contabile che, dall’analisi dello
stato di fatto e del rapporto costi/benefici, incidono in modo significativo
sui bilanci degli enti.
11.
Ciascun
bilancio preventivo (MODULO 1) dovrà essere corredato da una relazione
programmatica che dia indicazione dei seguenti punti:
·
obiettivi;
·
attività
ordinarie programmate: descrizione, modi e tempi di realizzazione;
·
progetti
significativi: descrizione, modi e tempi
di realizzazione;
·
risorse
da utilizzare (professionali e finanziarie);
·
strumentazione
tecnico-scientifica ipotizzata (questionari, sondaggi, indagini, test di
competenza, ecc.);
·
esiti
attesi;
·
progetti
di formazione/aggiornamento dei docenti in carico agli enti (MODULO 2A).
12.
Analogamente,
il bilancio consuntivo (MODULO 5) sarà accompagnato da una relazione
finale che dia conto delle medesime variabili indicate nel preventivo (cfr.
punto 11 e §4.1 pag. 6).
13.
Con
la gradualità necessaria, si dovrà cominciare a ipotizzare che i corsi e le attività prevedano strumenti
di misurazione delle competenze in ingresso e in uscita degli alunni. A questo
scopo, le relazioni accluse ogni anno ai
bilanci, preventivo e consuntivo, devono indicare, in particolare
per i corsi di lingua e cultura:
·
gli
obiettivi di competenza attesi e ottenuti al termine di ciascun corso o di un
ciclo di corsi, o comunque al termine di un dato numero di ore di lezione,
tarati auspicabilmente sulla scorta delle indicazioni del QRE (Quadro di
Riferimento Europeo), peraltro assunte da organismi internazionali di
certificazione delle competenze nelle lingue straniere e/o seconde;
·
l’impostazione
sottesa all’impianto di valutazione, che tenga conto dei livelli di partenza,
dello stato di fatto, delle variabili di processo e di sfondo.
14.
Al
fine di validare con modalità non autoreferenziali le iniziative nel campo
linguistico-educativo, si vorrà prevedere l’ipotesi di un accertamento a campione delle competenze
raggiunte a mezzo di una certificazione condotta da enti terzi accreditati e di
riconosciuto spessore scientifico.
15.
Al
termine di ciascun anno scolastico, o ciclo di interventi, gli enti rilasceranno
ai discenti un attestato di partecipazione alle attività. (MODULO 11)
6.
PROCEDURE CONTABILI E TERMINI DI PRESENTAZIONE DEI BILANCI
6.1 Scadenze e
modulistica
Per quanto concerne la presentazione dei
bilanci preventivi, al fine di un più rapido esame delle domande, si
ravvisa la necessità, a far data dal prossimo anno, che la presentazione delle
stesse sia effettuata entro il 31 maggio. Informazioni relative a
scadenze e modalità per il disbrigo delle pratiche sono raccolte nella TABELLA
1. Per la modulistica da utilizzare si rimanda al MODULO 1.
Per
quanto riguarda la presentazione dei bilanci consuntivi, il termine
resta fissato al 31 marzo dell’anno successivo a quello cui si
riferiscono le somme rendicontate. Termini e modalità di presentazione sono
raccolte nella TABELLA 2. La modulistica da utilizzare da parte degli enti è al MODULO 5.
Si rammenta che la vidimazione dei
bilanci, preventivo e consuntivo, da parte dei Capi degli Uffici consolari
competenti è da considerarsi come esplicita conferma dell’avvenuta verifica
delle documentazioni contabili a supporto dei bilanci.
6.2 Modalità di rendicontazione
Si segnala quanto segue:
1.
I
documenti vanno completati in ogni parte, pena la nullità degli atti.
2.
A
partire dall’ e.f. 2003, gli enti dovranno presentare un bilancio redatto in
termini di cassa.
3.
Quale
documento di cassa, il bilancio consuntivo deve riflettere l’effettiva
situazione contabile al 31 dicembre dell’anno finanziario cui si riferiscono le
spese da rendicontare. In esso dovranno figurare, tra le entrate, tutti gli
introiti effettivamente ricevuti; tra le uscite, le spese effettivamente sostenute durante l’esercizio.
4.
Nel
caso in cui il contributo MAE sia erogato in doppia soluzione, laddove il saldo
di un esercizio venga riscosso nell’anno successivo, tale contributo andrà
inserito nel bilancio relativo all’anno di effettiva riscossione del contributo
e non a quello di competenza.
5.
Per
ciascun contributo ministeriale andranno indicati esplicitamente:
·
l’esercizio finanziario
di riferimento;
·
la
tipologia dell’erogazione (soluzione unica, anticipo, saldo, suppletivo).
7.
Il
contributo ministeriale, riportato in euro, deve essere pari all’importo
indicato nel decreto ministeriale. Eventuali spese di commissioni od oneri
bancari non devono essere detratte dallo stesso, ma annoverate tra le uscite.
8.
Il
controvalore in euro deve essere calcolato utilizzando il rapporto di cambio
sulla cui base è stato erogato il contributo. Il tasso di cambio deve essere
riportato per esteso nel modulo contabile.
9.
Eventuali
disavanzi di cassa sono di responsabilità dell’ente.
10.
Eventuali
avanzi di cassa relativi a un esercizio finanziario ne impongono il recupero.
11.
Qualora
gli elementi previsti nei quadri analitici di bilancio non siano rintracciabili
nei consuntivi, i Consolati potranno convocare gli enti singolarmente per ogni
opportuno chiarimento e integrazione, a cui dovrà seguire un riscontro formale
scritto da acquisire al bilancio come integrazione della documentazione
giustificativa delle spese.
6.3 Erogazione dei contributi
La necessaria analisi delle richieste e
la conseguente decretazione degli impegni da parte del MAE avverrà entro il mese di febbraio, ovvero
entro 60 giorni dall’approvazione del bilancio dello Stato, sulla base di
quanto disposto dalla legge 8 maggio 1985, n. 205, e successive modificazioni,
art. 3, comma 5.
L’erogazione dei contributi è
subordinata alla presentazione dei bilanci consuntivi dell’esercizio
finanziario precedente e alle successive operazioni di controllo degli stessi.
Tale erogazione può essere disposta in unica o in doppia soluzione.
Nel caso di doppia soluzione,
l’erogazione dei contributi sarà ripartita in un anticipo e un saldo.
L’anticipo verrà corrisposto nella
misura massima del 70% dell’intero ammontare, compatibilmente con la
disponibilità di cassa sul capitolo di spesa. Il saldo sarà disposto
successivamente alle operazioni di controllo dei bilanci consuntivi presentati
dagli enti, a condizione che tali bilanci non presentino irregolarità.
Tutti gli atti saranno esaminati in
rigoroso ordine di data di ricevimento delle documentazioni. A questo proposito, si richiama l’attenzione
sul fatto che la correttezza dei bilanci consuntivi e la tempestività con cui
vengono inoltrati al MAE, previo controllo da parte degli Uffici consolari,
sono fattori determinanti al fine di un
celere disbrigo delle pratiche di controllo presso il MAE e quindi
dell’erogazione dei relativi contributi.
7. MIGLIORAMENTO DELLA QUALITA’ DEL SERVIZIO:
FORMAZIONE E AGGIORNAMENTO DEL PERSONALE
DOCENTE
La qualità nell’insegnamento della
lingua italiana deve costituire il presupposto e insieme l’obiettivo di un
servizio fondamentale per le comunità
italiane all’estero.
Il miglioramento della qualità del
servizio è garantito, tra l’altro, dall’opera di personale docente qualificato,
in grado di armonizzare una necessaria preparazione pedagogico-didattica con le
indicazioni più aggiornate della glottodidattica e con l’applicazione
delle nuove tecnologie all’insegnamento
dell’italiano come lingua seconda o straniera.
La formazione e l’aggiornamento del
personale docente costituisce uno dei presupposti all’efficacia dell’intervento programmato dall’Amministrazione.
In particolare, la formazione/aggiornamento del personale assunto localmente
dagli enti potrà essere realizzata attraverso percorsi formativi ad hoc.
7.1 Progetti di
formazione ammissibili
Alla luce dei dati raccolti e analizzati
negli ultimi anni, quest’Ufficio intende ampliare l’offerta formativa fin qui
proposta.
Potranno essere presentati progetti di corsi elaborati dai seguenti soggetti,
singolarmente o in sinergia tra loro:
·
università
o istituti di formazione accreditati in Italia;
·
università
o istituti di formazione accreditati localmente;
·
enti
di assistenza scolastica congiuntamente con
risorse professionali locali con esperienza nel campo della formazione.
I progetti dovranno essere organici e
dettagliati. Gli enti dovranno presentarli unitamente al bilancio preventivo
compilando l’apposito MODULO 2A e corredandolo con il materiale
informativo sul corso ricevuto dall’ente formatore prescelto.
L’accoglimento delle domande è
subordinato alla loro organicità e alla loro effettiva rispondenza ai bisogni
dei corsisti. Sarà anche tenuta in considerazione la frequenza del contributo
MAE alla formazione nel corso degli anni.
Non saranno presi in esame progetti
descritti in modo incompleto o che non rivelino un’impostazione scientificamente
accettabile e pedagogicamente coerente, sulla scorta delle indicazioni di cui
al punto 7.2.
7.2 Fasi
attuative dei progetti
Un
progetto di formazione mirato presuppone una prima fase di elaborazione,
articolata in una serie di passaggi:
·
rilevazione
dei bisogni dei docenti-corsisti (MODULO 2B);
·
tabulazione
e analisi dei dati relativi ai bisogni e alle aspettative dei docenti;
·
definizione
di obiettivi e contenuti della formazione;
·
predisposizione
e/o selezione di un percorso formativo mirato;
·
definizione
del piano finanziario;
·
definizione
dei processi di verifica del soddisfacimento dei bisogni formativi e della
realizzazione degli obiettivi previsti.
Al
termine di questa fase, compilando il MODULO 2A, gli enti possono
richiedere al MAE un contributo specifico per un progetto di formazione. Se si
intende presentare domanda per più progetti, dovranno essere prodotti
altrettanti moduli.
Una volta autorizzato, il progetto potrà
essere effettuato. Nella fase di realizzazione, si avrà cura di proporre una
metodologia di conduzione dei lavori di tipo attivo e interattivo. Di
conseguenza, al termine del percorso di formazione in servizio, si vorrà
prevedere:
· una necessaria fase dimostrativa nella
quale si dia conto del saper fare oltre che dell’aver appreso. Le dimostrazioni
pratiche, le simulazioni di lezioni, l’osservazione tra pari, possono
costituire un utile strumento di valutazione e di autovalutazione delle
competenze acquisite dagli insegnanti durante il corso;
·
la
somministrazione del questionario in uscita
(MODULO 2C).
La fase
successiva alla realizzazione del progetto presuppone che l’ente produca una
relazione finale provvedendo a:
·
esaminare
i questionari in entrata e quelli in uscita, tabulare e analizzare i dati
raccolti;
·
dare
conto dell’impostazione, delle procedure adottate e dei risultati conseguiti.
7.3 Ruolo del personale
scolastico con nomina MAE
Si sottolinea
che il compito di esame e monitoraggio dei progetti di formazione è affidato ai
dirigenti degli Uffici scolastici. Di conseguenza, agli Uffici consolari non è
più richiesto di esprimere un parere in merito, a meno che i dirigenti degli
Uffici scolastici non siano presenti sul territorio.
Si segnala
che i dirigenti per i servizi ispettivi, i dirigenti scolastici e i docenti con nomina MAE potranno
essere inseriti nei progetti di
formazione/aggiornamento come direttori di corso, relatori o coordinatori di
gruppo, ove non sussista incompatibilità. Viene fatto salvo il principio del
rimborso delle spese sostenute per le suddette forme di partecipazione,
formalmente documentate.
Il
personale docente con nomina MAE può inoltre seguire la
formazione/aggiornamento organizzata con i contributi del cap. 3153 in numero
limitato e come uditore, in quanto tale attività è, di norma, di pertinenza ministeriale.
7.4 Atti e documentazione
Gli enti
dovranno richiedere agli enti formatori duplice copia del materiale
bibliografico, cartaceo e/o multimediale distribuito ai corsisti e del materiale
prodotto durante il corso. Tale materiale dovrà essere conservato agli atti
dell’ente. Il MAE potrà chiedere copia dei materiali suddetti per opportune
rilevazioni a campione.
8. DIFFUSIONE DELL’ITALIANO:
CONVENZIONI PER LA COLLABORAZIONE IN CAMPO SCOLASTICO
Se da un lato sono da considerarsi come
necessarie tutte le azioni volte a potenziare e migliorare la qualità del servizio offerto, dall’altro
si sottolinea l’importanza di facilitare un più ampio riconoscimento della
lingua italiana in ambito internazionale.
Uno strumento che si presta a questo
scopo è la stipula di convenzioni tra le Rappresentanze diplomatiche o gli
Uffici consolari e le Autorità dei paesi ospiti. Le convenzioni sono intese
bilaterali siglate dai responsabili delle due parti e finalizzate a una mutua collaborazione in campo scolastico.
Fruitori del servizio sono principalmente gli alunni italiani o di origine
italiana, senza esclusione comunque degli alunni di altra origine, frequentanti scuole situate
nel territorio di competenza delle parti. L’attuazione di obiettivi, azioni e
termini previsti in una convenzione è affidata a uno o più enti di assistenza
scolastica in quanto percettori dei contributi a valere sul cap. 3153. Tale iniziativa è coordinata
dall’Ufficio scolastico.
La scelta dell’ente o degli enti che
attuano la convenzione è demandata al Capo dell’Ufficio consolare. Questi
effettuerà una selezione fra gli enti funzionanti nella propria circoscrizione
tenendo conto da un lato di criteri di
affidabilità, intraprendenza e competenza mostrata nella gestione dei corsi di lingua e cultura
italiana, dall’altro del parere dell’Ufficio scolastico, che acquisirà agli
atti.
Nella convenzione le parti definiscono:
·
gli
obiettivi della convenzione;
·
le
caratteristiche e le esigenze dell’utenza;
·
gli
impegni presi dalle parti sulla base delle proprie potenzialità. A titolo
esemplificativo, la parte italiana può impegnarsi a utilizzare, produrre e/o
fornire in comodato d’uso sussidi didattici e multimediali, o a provvedere alla
formazione/aggiornamento del personale docente locale di italiano. Per parte
loro, le Autorità locali si impegnano a introdurre e mantenere l’italiano
nell’ordinamento scolastico;
·
le
modalità di intervento (inserimento graduale o globale, durata e cadenza
settimanale delle lezioni, inclusione
della valutazione degli apprendimenti all’interno della scheda di comunicazione
alle famiglie, ecc.);
·
l’elenco
delle scuole e delle classi coinvolte, tenendo sempre presente la presenza di
alunni italiani o di origine italiana;
·
il
relativo piano finanziario.
La durata delle convenzioni è
discrezionale. Per consentire un pieno raggiungimento degli obiettivi, si
suggerisce di impostare le convenzioni su base biennale/triennale, con
possibilità di rinnovo.
Prima della stipula, copia della
convenzione deve essere inviata alla DGIT-Ufficio II per la dovuta
approvazione. Una volta stipulata, copia della convenzione deve essere
trasmessa a mezzo corriere al MAE, sempre corredata da una traduzione in
italiano, unitamente al MODULO 8. Negli anni successivi, sempre entro la
stessa data, gli Uffici consolari invieranno il MODULO 8 debitamente compilato
solo in caso di variazioni nel frattempo intervenute.
NORMA TRANSITORIA
Trattandosi di una rivisitazione
profonda della prassi fin qui adottata, questo primo anno viene considerato
come fase assolutamente sperimentale e pertanto ci si aspettano, nello spirito
della consueta collaborazione, contributi tesi al miglioramento dell’ampia
strumentazione proposta e suggerimenti in ordine a tutti gli aspetti che la
presente circolare innova.
Alla luce di quanto sopra, per il
corrente anno i bilanci preventivi potranno essere presentati con la seguente
scansione:
|
SCADENZA |
SOGGETTI
COINVOLTI |
COMPITO
|
|
31 AGOSTO |
ENTI |
Presentare
i BILANCI PREVENTIVI agli Uffici consolari per le richieste di contributo per
l’e.f. successivo |
|
31 AGOSTO |
UFFICI CONSOLARI |
Trasmettere
copia delle richieste direttamente ai COMITES |
|
30 SETTEMBRE |
COMITES |
Esprimere
un parere |
|
15 OTTOBRE |
UFFICI CONSOLARI |
Esprimere
un parere e trasmettere la documentazione al MAE e all’Ambasciata. |
|
31 OTTOBRE |
AMBASCIATE |
Esprimere
un parere da inviare al MAE |
Il Direttore Generale per gli Italiani all’Estero e le
Politiche Migratorie
BENEDETTI
MODULISTICA
|
n. MODULO |
CONTENUTO |
|
MODULO 1 |
Bilancio preventivo |
|
MODULO 2A |
Presentazione di progetti
di formazione |
|
MODULO 2B |
Questionario di
rilevazione dei bisogni formativi dei docenti |
|
MODULO 2C |
Questionario finale da
somministrare ai corsisti al termine dell’attività di formazione |
|
MODULO 3 |
Parere consolare |
|
MODULO 4 |
Dichiarazione di
conformità dello statuto degli enti |
|
MODULO 5 |
Bilancio consuntivo |
|
MODULO 6 |
Dichiarazione di
conformità del bilancio consuntivo |
|
MODULO 7 |
Rilevazione dei dati
anagrafici degli enti |
|
MODULO 8 |
Rilevazione delle
convenzioni in atto |
|
MODULO 9 |
Parere dell’ambasciata |
|
MODULO 10 |
Statuto-tipo |
|
MODULO 11 |
Attestato di partecipazione
ai corsi di lingua e cultura italiana |